Утворити робочу групу зі створення ЦНАП та затвердити її склад.

Модельне розпорядження: «1.Створення робочої групи»

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 43, 110-112) 

Визначити відповідальну посадову особу з керівного складу місцевої ради за створення ЦНАП.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 43, 110-112)

За можливості – визначити попит на послуги, підготувати і затвердити функціональну модель ЦНАП.

Форми:

«3.1.Форми функціональної моделі ЦНАП_сільська громада»,

«3.1.Форма функціональної моделі ЦНАП_старий райцентр».

Приклади заповнення:

«3.2.Приклад функціональної моделі_сільська громада»,

«3.2.Приклад функціональної моделі_старий райцентр»,

«3.2.Приклад функціональної моделі_м.о.з.»

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 21-36, 44, 87-89, 96-102, 110-111)

Примітка: провести аналіз кількісних даних фактичного надання різних груп послуг, які заплановано інтегрувати до ЦНАП (у т.ч. у колишніх місцевих радах, що ввійшли до складу укрупненої територіальної громади). Спрогнозувати навантаження на працівників ЦНАП для визначення їхньої чисельності, способу залучення та організаційно-правової форми ЦНАП. 

Розробити та затвердити Концепцію створення ЦНАП (або розвитку системи надання адміністративних послуг).

Модельний зразок документа: «4.1.Концепція створення ЦНАП»

Приклад: «4.2.Приклад Концепції модернізації ЦНАП_Тернопіль»

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 18-38, 44-45) 

Обрати оптимальне приміщення для ЦНАП.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 46-47, 50, 63, 110-111, 114-115, 134-141)

Посібник «Досвід фізичного створення ЦНАП у рамках Початкової Фази та Фази Впровадження Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 19-25)

Примітка: у т.ч. можлива передача у власність (чи користування) міській/селищній раді, що здійснює свої повноваження в населеному пункті – адміністративному центрі району (станом на 1 січня 2020 року), належного приміщення ЦНАП РДА.

Розробити план зонування приміщення ЦНАП.

Зразки планів зонування/дизайн-проектів: Посилання

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 142-146)

Посібник «Досвід фізичного створення ЦНАП у рамках Початкової Фази та Фази Впровадження Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 26-34)

Примітка: з обов’язковим дотриманням «відкритого простору» та безбар’єрного доступу. 

Розробити та затвердити проектно-кошторисну документацію (нове будівництво, реконструкція, реставрація, капітальний ремонт) чи кошторисну документацію, дефектний акт (поточний ремонт).

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 47-50)

Посібник «Досвід фізичного створення ЦНАП у рамках Початкової Фази та Фази Впровадження Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 36-117) 

Залучити з інших джерел/виділити з місцевого бюджету необхідні кошти (в тому числі для співфінансування) для виконання робіт з підготовки приміщення ЦНАП.

Виконати ремонтно – будівельні роботи з підготовки приміщення для ЦНАП.

Посібник «Досвід фізичного створення ЦНАП у рамках Початкової Фази та Фази Впровадження Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 118-155) 

Облаштувати робочі місця в ЦНАП, в т.ч. місце(-я) для самообслуговування відвідувачів.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 63, 110-111, 114-115, 147-150, 157)

Посібник «Досвід фізичного створення ЦНАП у рамках Початкової Фази та Фази Впровадження Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 160-194)

Примітка: меблями, комп’ютерною технікою тощо, у т.ч. можлива передача у власність міській/селищній раді, що здійснює свої повноваження в населеному пункті – адміністративному центрі району (станом на 1 січня 2020 року), належного обладнання ЦНАП РДА.

Запровадити у ЦНАП інформаційну систему автоматизації ЦНАП, за необхідності – електронну систему керування чергою.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 149-150, 154-161)

Посібник «Як створити належний ЦНАП в ОТГ? Досвід інституційного створення ЦНАП в рамках Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 295-305)

Примітка: у т.ч. можлива передача у власність міській/селищній раді, що здійснює свої повноваження в населеному пункті – адміністративному центрі району (станом на 1 січня 2020 року), відповідних засобів інформатизації ЦНАП РДА. 

Запровадити у ЦНАП інструменти для сплати за адміністративні послуги.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 70-71, 155)

Примітка: POS-термінали на робочих місцях працівників ЦНАП та/або платіжний термінал тощо.

Прийняти рішення місцевої ради про утворення ЦНАП.

Модельні зразки документів:

«12.1.Рішення про утворення ЦНАП як ВО (СП) і затвердження Положення про нього»

«12.2.Рішення про утворення ЦНАП як робочого органу і затвердження Положення про нього»

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 20, 61-62, 64, 90, 110-112)

Примітка: визначити організаційно-правовий статус ЦНАП (виконавчий орган (структурний підрозділ) чи постійно-діючий робочий орган). 

Внести зміни до структури та чисельності.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 87-95) 

Внести зміни до штатного розпису.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 87-95)

Примітки:

– привести штатний розпис у відповідність зі структурою та чисельністю,

– внести зміни та утворити в межах затвердженої структури та чисельності необхідні посади. 

Розробити та затвердити Положення про ЦНАП (враховуючи визначений організаційно-правовий статус ЦНАП:

– виконавчий орган (структурний підрозділ) чи

– постійно-діючий робочий орган).

Модельні зразки документів:

– Положення про ЦНАП як виконавчий орган (структурний підрозділ) – «12.1.Рішення про утворення ЦНАП як ВО (СП) і затвердження Положення про нього»

– Положення про ЦНАП як постійно діючий робочий орган – «12.2.Рішення про утворення ЦНАП як робочого органу і затвердження Положення про нього»

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 64-65)

Примітки:

а) для ЦНАП як постійно-діючого робочого органу – затвердити два положення:

– Положення про ЦНАП як постійно діючий робочий орган та

– Положення про виконавчий орган (структурний підрозділ) із забезпечення діяльності ЦНАП (або внести доповнення у Положення про виконавчий орган (структурний підрозділ), визначений відповідальним за організацію діяльності ЦНАП);

б) у разі визначення організаційно-правового статусу ЦНАП як виконавчого органу (структурного підрозділу) затверджується одне Положення.

А в разі покладання на цей підрозділ повноважень СНАП – відобразити і галузеві повноваження у Положенні про цей виконавчий орган (структурний підрозділ);

в) за потреби, передбачити можливість надання адміністративних послуг через терпідрозділи/віддалені робочі місця адміністратора (ВРМ). 

Для ЦНАП як постійно-діючого робочого органу – затвердити посадовий склад ЦНАП.

Модельне розпорядження: «13.Розпорядження про затвердження посадового складу ЦНАП як робочого органу»

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 61-62) 

Розробити та затвердити посадові інструкції. 

Приклади посадових інструкцій:

Начальника відділу (ЦНАП як виконавчий орган (структурний підрозділ)):

«14.1.Посадова інструкція керiвника ЦНАП_Рава-Руська»

«14.1.Посадова інструкція керiвника ЦНАП_Іршанськ»

Начальника відділу (ЦНАП як постійно діючий робочий орган):

«14.1.Посадова інструкція керiвника ЦНАП_Підгайці»

Адміністратора ЦНАП:

«14.2.Посадова інструкція адмiнiстратора ЦНАП_Підгайці»

 «14.2.Посадова інструкція адмiнiстратора ЦНАП_Іршанськ» 

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 87-88, 91-101)

Примітки:

– забезпечити відповідність законодавству, в т.ч. назв посад,

– забезпечити безперервність виконання функцій/повноважень, у тому числі взаємозамінність. 

Розробити та затвердити Регламент ЦНАП.

Модельне рішення: «15.Рішення про затвердження Регламенту ЦНАП»

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 64-65)

Примітки:

– рекомендувати забезпечити відповідність Примірному регламенту,

– рекомендувати визначити єдиного суб’єкта затвердження ІК та ТК стосовно власних та делегованих повноважень (рекомендовано Програмою визначати єдиним суб’єктом затвердження ІК та ТК виконком місцевої ради),

– передбачити можливість надання адміністративних послуг через терпідрозділи/ВРМ, виконання функцій адміністратора на ВРМ, старостами.

Розробити та затвердити графік роботи ЦНАП.

Модельне рішення: «16.Рішення про затвердження графіка роботи ЦНАП»

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 64)

Прийняти рішення щодо організації надання послуг ДРАЦС.

Модельне рішення: «17.Проект рішення ДРАЦС (окрім м.о.з.)»

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 52-53, 82, 93) 

Укласти узгоджені рішення (угоди/меморандуми/листи-погодження) зі СНАП.

Модельний лист керівникові суб’єкта надання адмінпослуг: «18.1.Лист СНАП»

Приклади угод:

– з УСЗН РДА: «18.2.Модельна угода між УСЗН РДА та ОМС»,

– з терпідрозділом Держгеокадастру: «18.2.Приклад Угоди з ДГК»,  «18.2.Приклад Угоди з ДГК_Протокол»,

– з терпідрозділом Державної міграційної служби: «18.2.Приклад угоди з ДМС (Підгайці)», «18.2.Приклад угоди з ДМС_протокол (Підгайці)»

– з терпідрозділом Пенсійного фонду України: «18.2.Приклад угоди з ПФУ (Приютівка)»

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 78-86)

Примітка: З управлінням соціального захисту населення РДА, терпідрозділами Державної міграційної служби України, Держгеокадастру, Мін’юсту, Пенсійного фонду України та іншими. 

Розробити та затвердити перелік послуг ЦНАП та забезпечити фактичне надання цих груп послуг у ЦНАП (в т.ч. враховуючи вимоги Закону України «Про адміністративні послуги» (зі змінами від 03.11.2020).

Модельний зразок документа: «19.1.Рішення про затвердження переліку послуг»

Рекомендаційний перелік послуг для ЦНАП: «19.2.Рекомендаційний Перелік послуг та Реєстр_01.03.2021»

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 29, 51-60, 78-89)

Посібник «Як створити належний ЦНАП в ОТГ? Досвід інституційного створення ЦНАП в рамках Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 277-293)

Рекомендації Програми щодо інтеграції у ЦНАП послуг РАЦС, АПСХ тощо

«19.3.Рекомендації щодо визначення назв послуг»

Примітки:

1. державна реєстрація актів цивільного стану;
2. реєстрація місця проживання;
3. послуги соціального характеру (призначення державних допомог, житлових субсидій тощо);
4. вклейка фото в паспорт (25, 45 років);
5. при можливості – видача паспорта громадянина України у формі картки, закордонного паспорта;
6. державна реєстрація речових прав на нерухоме майно;
7. державна реєстрація юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців;
8. видача відомостей з Державного земельного кадастру;
9. державна реєстрація земельних ділянок;
10. пенсійні адміністративні послуги;
11. «місцеві послуги» (земельні, житлові тощо);
12. видача документів дозвільного характеру тощо.

Розробити відповідно до оновлених вимог законодавства, в т.ч. з урахуваннням обов’язковості переліку, визначеного Кабінетом Міністрів України (наразі – чинне розпорядження Кабінету Міністрів України від 16.05.2014 № 523, зі змінами). 

Розробити та затвердити інформаційні картки (ІК) адмінпослуг, СНАП яких є місцева рада, її виконавчі органи та посадові особи.

Отримати затверджені ІК від інших СНАП.

Модельні ІК: https://cutt.ly/1hZP7fS

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 65-66, 118-122, 129-131)

Рекомендації: «20.Щодо затвердження ІК ТК»

Примітки: Урахувати рекомендації Програми до структури та змісту ІК.

Забезпечити відповідність законодавству та:

– вичерпний перелік документів;

– чіткість визначення строків;

– розміри плати та реквізити для оплати за платні адмінпослуги. 

Розробити та затвердити технологічні картки (ТК) адмінпослуг, СНАП яких є місцева рада, її виконавчі органи та посадові особи.

Отримати затверджені ТК від інших СНАП.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою»(стор. 65-66, 123-131)

Примітки:

Забезпечити відповідність законодавству та:

– наростаючий облік термінів виконання / етапів надання послуг;

– чіткість етапів надання послуг. 

Призначити керівника ЦНАП.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 91)

Примітка: У т.ч. врахувати можливості ч.6 ст. 22 Закону України «Про державну службу» та інші закони, що дозволяють переведення з РДА без конкурсу. 

Заповнити усі вакансії у ЦНАП.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 67-69, 92-95, 113)

Рекомендації Програми щодо переведення 

Примітка: У т.ч. врахувати можливості ч.6 ст. 22 Закону України «Про державну службу» та інші закони, що дозволяють переведення з РДА без конкурсу. 

Виготовити печатки/штампи, кваліфіковані електронні підписи працівникам ЦНАП, необхідні для надання адміністративних послуг.

Рекомендації: «24.Щодо застосування печаток, штампів» 

Забезпечити систематичне підвищення кваліфікації, проходження стажування, обмін досвідом, вивчення кращих практик та реалізацію інших заходів щодо підвищення професійного рівня працівників ЦНАП.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 68-69, 103-105)

3 онлайн-курси Програми: https://courses.ulead.org.ua/ 

Забезпечити доступи до реєстрів відповідним посадовим особам. А саме до:

– Державного реєстру актів цивільного стану громадян;

– Реєстру територіальної громади (dmsu.gov.ua або власне рішення);

– Державного реєстру речових прав на нерухоме майно;

– Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;

– Державного земельного кадастру;

– Єдиного державного демографічного реєстру тощо.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 82-86, 92-93) 

Забезпечити роботу ЦНАП у тестовому режимі. 1-2 тижні або й довше – за потреби.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 72) 

Відкрити ЦНАП.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 73-75) 

Прийняти рішення про утворення та розміщення ВРМ, територіальних підрозділів ЦНАП.

Модельне рішення: «29.Рішення про утворення ТП і ВРМ»

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 24-28)

Посібник «Як створити належний ЦНАП в ОТГ? Досвід інституційного створення ЦНАП в рамках Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 202-228)

Примітка: особливо актуально для укрупнених територіальних громад.

Заповнити всі вакансії у ВРМ, територіальних підрозділах ЦНАП та/або визначити повноваження з надання окремих груп адміністративних послуг, повноважень адміністратора для наявних посадових осіб (в т.ч. старост).

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 87-88, 92-94) 

Визначити перелік послуг, що надаються у ВРМ, терпідрозділі ЦНАП та забезпечити фактичне надання цих груп послуг.

Особливо рекомендовані:

1. державна реєстрація актів цивільного стану (визначити посадових осіб, що надаватимуть послуги у сфері РАЦС);
2. реєстрація місця проживання;
3. «нотаріальні дії», що вчиняються посадовими особами органів місцевого самоврядування у сільських населених пунктах;
4. послуги соціального характеру (призначення державних допомог, житлових субсидій тощо);
5. вклейка фото в паспорт (25, 45 років);
6. «місцеві послуги» (земельні, житлові тощо);
7. інші послуги (у разі спроможності)

Перші три групи послуг повинні надаватися на ВРМ невідкладно (за один візит громадянина).

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 30-31, 82-86) 

Визначити графік роботи ВРМ, територіальних підрозділів ЦНАП. Може відрізнятися від графіка роботи ЦНАП. Враховувати можливість роботи одного адміністратора на кількох ВРМ за графіком.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 24-28) 

За потреби – залучити старост до надання адміністративних послуг та виконання завдань адміністратора. Внести зміни у Положення про старосту.

Посібник «Як створити належний ЦНАП. Досвід Програми «U-LEAD» з Європою» (стор. 31, 94-95)

Рекомендації: «33.Щодо залучення старост»